Zapytania

Zapytanie ofertowe kojarzy się z przetargami, wielkimi zamówieniami i inwestycjami. Prawnie reguluje je ustawa na temat oficjalnych zapytań w sektorze publicznym (ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655). Wikipedia proponuje taką definicję: „Zapytanie ofertowe to zaproszenie dla dostawców do wzięcia udziału w procesie składania ofert, mającego na celu dostarczenie konkretnego produktu lub usługi.” Krótka i zwięzła definicja – chcemy coś zamówić, więc kontaktujemy się z dostawcą lub sprzedawcą pisząc do niego pytanie.

Chcemy zachęcić Państwa do składania zapytań ofertowych, ponieważ daje to wiele korzyści zarówno kupującym, jak i sprzedającym.

Jakie korzyści daje kupującemu składanie zapytań ofertowych? Są to między innymi:

1. Składając zapytanie ofertowe rozpoczynamy dialog, dzięki któremu mamy szansę uzyskać lepsze warunki zakupu, rabaty, niższe koszty przesyłki itp.

2. Zyskujemy możliwość przemyślenia i zaplanowania zakupów. Często zdarza się, że bez przygotowanej listy zakupów możemy o czymś zapomnieć.

3. Zapytanie ofertowe pozwala uzyskać informacje, które np. w sklepie internetowym są niedostępne lub niewidoczne (z różnych powodów): na temat dostępności produktów, kosztów dostawy, a nawet o możliwości zakupu towarów, które są w magazynie, ale nie są dodane na stronie www.

4. Można uzyskać poradę lub propozycję doboru asortymentu do potrzeb. W końcu jest wielu producentów i dostawców, a towary mogą, na pierwszy rzut oka, niewiele się od siebie różnić.

Co jest potrzebne, aby zapytanie ofertowe było skuteczne?

1. Im więcej szczegółów, tym lepiej. Napisanie „potrzebuję żarówek” prawdopodobnie doprowadzi do zignorowania zapytania przez handlowca. Jeśli nie wiemy dokładnie czego potrzebujemy, może pomóc informacja na temat DO CZEGO jest nam potrzebny dany towar, GDZIE będzie stosowany lub w JAKICH okolicznościach. Wtedy handlowiec może zaproponować odpowiednie rozwiązania i produkty.

2. Zapytanie napisane poprawnie i bez błędów będzie świadczyć dobrze o osobie piszącej i na pewno osoba odbierająca wiadomość potraktuje ją poważnie.

3. Używanie zwrotów grzecznościowych da lepsze efekty niż „potrzebuję…”.

4. Jeśli korzystamy z formularzy kontaktowych zamieszczonych bezpośrednio na stronie internetowej, pamiętajmy o podaniu prawidłowego adresu e-mail lub innej informacji, która umożliwi handlowcowi przekazanie odpowiedzi.

Mamy nadzieję, że ten krótki artykuł pomoże Państwu w zakupach.